上海招聘

职位描述：
岗位目标/ Job objective:
1.确保公司访客接待等相关工作，展现良好的公司形象和公司专业度。
Ensure visitors reception service in good order and high quality, showing high level company brand.
2.及时、高效的推进和完成各项行政相关的日常事务，不断优化各项操作流程，为各部门提供高质量的行政支持服务，控制各项行政成本。
Ensure each supporting activities timely with high quality, control admin service quality and service cost and improve process through analysis and optimization.

主要工作职责 Mainly Responsibilities
1.前台相关工作 Reception Related
1.1 专业有礼的接听各类拨通至公司总机的电话，根据电话内容进行回复或转接至相关部门人员。
   Switchboard answering with polite and standard process to transfer to relevant person.
1.2 负责各类访客的前台接待工作，根据访客身份和情况安排访客等候及带领等。
   Visitors acceptation and arrangement.
2.行政相关工作 Admin Related
2.1 负责办公用品的管理（每日）Daily office suppliers management：
负责办公用品的月度采购、盘点、领取、发放、签收、临时补充、问题物品的更换等；
负责办公用品的费用统计和分析，协助部门经理控制办公用品的费用总额。
2.2 负责公司快递管理（每日）Daily goods express out and in delivery：
登记各类需寄送的快件并确保快件当日被寄出；
登记每日收取的快件并通知收件人准时领取；
核对每月的快递账单并按时申请付款；
丢失件或损坏件等的投诉、跟踪和索赔，
处理紧急快件寄出需求。
2.3 负责公司人员机票及火车票的预定（每日）Airplane and train tickets booking：
收到员工的出差申请后，及时通过供应商网站和火车票网站查询相关票价，根据价格和时间，第一时间预定高性价比的航班和车票。
员工及上级主管确认行程后，飞机票应在当天预定成功。
需转大众交通工具的行程，需根据实际情况妥善与出差人沟通，预定好各类转乘车票/机票。
每月统计机票的费用，平均提前预定天数，平均折扣情况，定期分析和优化，有效控制和降低此类成本。
2.4 负责公司访客的酒店预定、车辆接送、用餐安排等 Hotel booking and their transportation arrangement for visitors：
为有需求的公司访客预定酒店，妥善安排访客往返酒店及公司的车辆
根据需要，为公司访客和客户等安排或预定午餐
2.5负责公司公务用车安排（每日）Daily business related outing transportation arrangement：
根据公司员工的用车申请，规划各方的出行需求，合理安排和调度车辆，提高用车效率。
在出现车辆安排困难的情况下，根据情况合理调整，或通过安排出租车等协调各方需求。
每月汇总和分析用车申请单，车辆里程、过路费、油费等，控制车辆费用，优化用车流程。
2.6负责公司各部门工作餐的预定（每日）Working lunch and dinner ordering：
每日根据出勤记录和访客情况，向配餐公司预定午餐
每日根据各部门的加班安排和用餐申报，向配餐公司预定加班人员的晚餐
每周五提前确定周末加班人员信息，向配餐公司预定周末的各顿餐点
每日登记用餐数，每月统计用餐数并进行费用支付
公司员工餐厅的其他各项用品和事项的安排和管理
2.7负责公司员工考勤系统的维护和管理 Responsible for attendance system management
负责新入职员工的考勤卡的制作和发放，信息录入和信息上传
负责离职员工的考勤卡的回收，考勤系统内人员信息的调整
负责员工各类请假单据的收取，并将各类假单输入考勤系统
负责每月结算薪资前的考勤核对，对于无刷卡记录的情况进行及时沟通和互动，异常状况排除，缺勤备注说明
2.8 协助公司年度员工活动的举行 Assist company events organization
协助公司年度员工旅游各具体事项
协助公司年会各具体事项
协助公司家庭日或其他各类纪念日的各具体事项
3 完成其它公司和部门临时或非临时安排的相关事宜
Other tasks assigned by superiors.

任职能力及资格 Required Competency and Qualification
1. 知识 Knowledge
学历：大专 Education :College degree
外语：良好的英语运用能力 Foreign Language: Good command in English
计算机：熟练运用相关办公软件 Computer Skill: Be good at related office software (MS word, excel, PowerPoint)
2. 经验 Experience
1~2年公司行政助理或前台相关工作经验，优秀应届毕业生亦可
One to two year working experience on receptionist and admin assistant position
Fresh graduates is ok with good competency
3.能力态度 Competency and Attitude
有良好的语言表达和沟通能力 Good communication skill and can quick understate others
有良好的学习心态和学习能力 Good and willing to learn attitude
态度和蔼，外形良好，理解和接受紧张的工作节奏和不断改进的工作理念 Nice, Easy to get along, good appearance, used to pressure working style and continuous working attitude. 举报 分享

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