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(一).档案材料的收集：
1. 建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；
2. 对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；
3. 及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。
(二).档案的归档、立卷与管理。
1. 区分全宗，确定立档单位。
2. 分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。
3. 归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。
4. 案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。
5. 整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。
6. 对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。
7. 每年对档案进行一次清理：
1. 清除不必要保存的材料；
2. 对破损和褪色的材料进行修补和复制。
(三).档案的保管：
1. 防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；
2. 公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案；
3. 做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
(四).档案的鉴定：
1. 从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。
2. 确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。
公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。
(五).档案的销毁：
1. 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；
2. 办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁；
3. 销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。
1. 公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。
2. 公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。
(六).档案借阅、利用工作
1. 凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅
2. 案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。
3. 借阅期限不得超过超过星期（如三个星期），到期归还；如需再借，应办理续借手续。
4. 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
5. 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。
6. 公司内档案利用的方式有：
1).提供档案原件；
2).提供档案复印件；
3).提供文献索引资料。
7.档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。
8.档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。
9.依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。
10.政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。
五.附则
1. 档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。
2. 本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行。

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