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部门职能说明书——总裁办公室
一、基本信息
1. 部门名称：总裁办公室
2. 部门负责人：总裁办公室主任（简称：总办主任）
3. 部门直接主管：执行总裁
二、部门定位和工作目标
（1） 定位
该部门是以公司总裁为核心的经营领导班子的参谋机构与工作支持机构，是公司的机要工作部门，是为公司领导层提供行政服务的部门，是公司内外关系的协调、沟通部门，总裁办公会的决议以及总裁的指示的督办机构。
（2） 工作目标
在公司执行总裁的直接领导下，为经营领导班子提供迅捷的文秘服务，为公司领导层提供理想的工作环境和优质的行政服务，为企业的决策提供各类存档资料的支持，成为公司经营管理日常运行的高效率的纽带部门。
三、部门职能
主要职能：公司文秘管理、机要管理、行政服务、协调沟通监督。
（一）文秘管理职能
1. 负责起草公司经营领导班子的报告、总结，重要会议的纪要、报告、决议及公司的其它综合性文件、材料。
2. 负责起草董事会议的纪要。
3. 负责起草行政的文件、命令、决定、规定、通知、通报、函电等公文。
4. 负责审核、修改部门以公司名义起草的文件材料。
5. 在总裁授权下，负责处理各部门向公司提交的报告、意见等，并及时提供相关分析意见或报告，供总裁决策参考。
6. 负责公司的文书处理，负责文件的管理工作。
（二）机要管理职能
7. 负责公司保密制度、档案制度的制订和报批工作。负责各类机密文件的保管工作以及公司重要企业秘密的保密工作。
8. 按照《档案法》规定和档案工作标准，负责公司各类档案及图纸、资料的立卷、保管和查借阅工作。
（三）行政服务职能
9. 负责来信来访的接待、处理和转介工作。
10. 负责外来人员的接待、食宿安排等工作。
11. 负责为公司领导层提供日常工作、出行、接待等活动的行政服务。
12. 负责电文的收发和报刊杂志的征订、分类、传送工作。
13. 负责公司级召开的各类会议以及上级决定召开的临时会议的相关组织工作以及过程服务。
14. 负责董事会会议的筹备和组织工作。
15. 负责公司小车的管理。
（四）协调沟通监督职能
16. 负责公司内外各单位、各部门间的协调沟通工作，在总裁授权下负责与董事会成员进行事务性沟通工作。
17. 负责公司总裁办公会的各项决议以及上级的工作指示执行情况的监督、检查、反馈工作。
18. 在上级的指示下，负责调查研究和信息的收集、分析与综合工作，及时提供相关书面报告，为领导提供正确的决策依据。

四、岗位主要职责描述
1. 负责处理公司的日常事务性工作，组织完成上级交办的各项任务，组织安排公司各类会议，协调各部门之间的工作关系。负责组织、检查、督促本部门的各项职能的落实。
2. 负责部门制度建设，负责对审定的本部门各项制度的执行情况实施监督。
3. 负责组织编制本部门的年度工作计划，经执行总裁审查后向公司提交，负责执行和落实。
4. 依据审定的本部门年度工作计划，负责制定本部门的月度工作计划，督促本部门人员予以贯彻执行。
5. 负责审核本部门的各项工作的统计报表，负责对上报的本部门各项统计报表的确认。
6. 负责本部门对公司内外各部门或机构的行文、合同、各类表格的格式和内容的亲自起草或审核、确认。
7. 负责组织编制本部门的临时性工作计划，经公司执行总裁审定后，负责执行和落实。
8. 负责对本部门人员的绩效考核工作。
9. 负责本部门的资料、文件、报表的档案管理。
10. 负责向执行总裁定期汇报工作，负责本部门的重大、突发事件的处理并及时汇报。
11. 负责董事会会议的筹备和闭会期间有关具体事务性工作。
12. 负责组织拟写公司领导班子的报告、总结，重要会议的纪要、报告、决议等多种文稿、资料。校审并印发各职能部门拟写的文件，审订向公司提交的报告、计划、意见等。
13. 协助各部门协调对外关系。

14、其它工作上级布置的其它临时性工作。

五、权限

1. 对本部门各项工作计划、统计报表等的审核权。
2. 对本部门人员的绩效考核权。
3. 对部门费用的审核权。
4. 对本部门人员的任用提名权，免职建议权。
5. 对部门工作进行布置、检查、督办的权力
6. 对部门人员分工的决定权
7. 对公司经营管理工作的建议权
8. 组织、参加相关会议的权力

六、任职资格
（一）、 教育水平大学本科以上学历，行政管理相关专业
（二）、 工作经验五年以上工作经验，两年以上中层主管级工作经验
（三）、 技能与能力

1. 熟悉公司管理流程，有一定经营管理知识。
2. 较强的沟通协调能力。
3. 较强的会议组织能力和文字表达能力。
4. 熟练操作办公自动化系统。
（四）、 年龄与体能：45岁以下，身体健康

海南瑞今投资控股有限公司是一家以支持海南国际旅游岛基础建设为已任、以支持海南高效农业发展为目标、“走出去”积极参与柬埔寨经济开发与建设的大型跨国企业，致力于成为集城镇水务建设（含配套供排水管业）；社会主义新农村建设；柬埔寨“海南城”、海南“西哈努克城”柬埔寨高效农业种植；无疫岛农业；畜牧业产业链；地产建筑等业务于一身的多元化的集团公司。公司成立于1998年，注册资本8000万元人民币，现有员工800多人，公司总资产规模超过10亿元，主要投资行业包括农业、水务、工程等领域。
在农业领域，公司已投资控股了海南省农产品运销有限公司、海南瑞今农业产业化开发有限公司、海南瑞今畜牧业有限公司等多家企业，集农产品运销、农业产业化综合开发、科研及经营、农业、畜牧业产品加工、储运和销售为一体。
海南省农产品运销有限公司注册资本3000万元，建立了优质农产品自产和直销体系，自产自销火山香、火山冷泉系列大米、黑猪、蛋类及蔬菜，目前已投资1000多万元在海府路、海甸五东路、农垦路等地设立了瑞今生态农产品超市，今后将逐步扩展至全岛和内地。另外，投资的“海南硒锌香米项目”计划用5年时间，在海南建设10万亩硒锌香稻生产基地，日产100吨硒锌香米的先进加工包装冷藏生产线与设施，总投资9836万元。通过“政府＋公司＋科技＋基地+农民”的新型农业发展模式，按照“五个统一”（统一种苗供应、统一农资供应、统一技术规程、统一分级标准、统一品牌销售）方式，以有机、绿色标准化体系，贯穿于种植生产、加工、贮藏与销售的全过程。
海南瑞今农业产业化开发有限公司注册资本5500万元，在海南省澄迈县投资建设的“海南瑞今黑猪”绿色产业链项目，计划总投资16亿元，是海南省“十二五”规划重点项目，预计生产总值约为100亿。其中建于澄迈老城开发区的瑞今畜产品加工园，规划建设年屠宰加工生猪300万头的冷鲜肉加工基地，总投资5.1亿元，目前一期年屠宰加工100万头生猪项目3万平方米厂房已竣工、全亚洲最先进的进口屠宰加工设备及生产线已安装完毕并于2013年投产。
海南瑞今畜牧业有限公司专业从事海南黑猪种猪繁育、黑猪养殖,计划建设年存栏15万头种猪繁育基地、300万头现代化生猪养殖场。目前在澄迈已拥有美亭泰康、中天、太平黑猪原种猪场，一期年存栏50000头的种猪繁育基地已建成，存栏种猪10000余头。
另外，公司规划投资3亿元在澄迈县金马物流园建设一座年产40万吨的生物发酵配合饲料厂，采用先进工艺，大力开发生物发酵配合饲料，以降低饲料成本，改善猪肉品质，计划在2016年前生物配合料年产量达到40万吨。
在水务建设领域，公司已投资成立海南盈涛水务有限责任公司、海南福地建设工程有限公司、海南瑞城水泥制品有限公司等企业。
海南盈涛水务有限责任公司注册资本6800万元，投资建设的澄迈老城开发区供水项目（省重点工程），总投资3.58亿元，设计日供水能力20万吨，2007年7月投产运营；污水处理厂总投资1.71亿元，设计日处理工业综合污水5万吨，已于2010年底建成，配套污水收集管网于2011年建成，2012年1月投入运行，未来将扩建到日处理污水26万吨。
海南福地建设工程有限公司注册资本3000万元，具备大型城市基础设施建设实力，先后承接了华能海口马村电厂“大代小”技改工程、老城开发区供水工程、保亭县供水工程、保亭县污水处理工程以及琼海垃圾焚烧发电工程、澄迈畜产品加工园、瑞城办公大楼及宿舍等省市县的重点工程建设，累计完成建设工程量8亿元以上。
海南瑞城水泥制品有限公司注册资本3000万元，是海南最大最优秀的专业专管生产的龙头企业，作为海南省第一家预应力钢筋混凝土输水管的专业化生产厂家，生产的预应力混凝土输水管，填补了海南预应力管道产业的空白，结束了市政供、排水管道必须到岛外采购的历史。年生产能力为各种规格（DN300mm至DN1200mm）预应力钢筋混凝土输水管（三阶段）80公里，以及各种规格（DN300mm至DN1500mm）排水管60公里，生产年产值8000万元。2013年将新增三期扩建项目,将投重资引进国外先进技术生产预应力钢筒混凝土管（PCCP）。
此外，正在抓紧成立瑞今投资控股（柬埔寨）有限公司，作为国内“走出去”企业，为国际旅游岛项目的延伸、为中国加强与东盟国家的关系起到桥梁作用：
第一个倡导在海南省设立外事总领事馆。
将在柬埔寨西哈努克港建设“海南城”；在海南省澄迈县建设“西哈努克城”和“中国--东盟国际热带农产品物流园”。增强与东盟国家的关系和双边贸易，将“西哈努克海南城”项目将作为一个综合旅游项目进行开发，包括边境贸易、边贸码头、旅游地产等方面进行开发。
计划未来十年时间，投资在柬埔寨种植150万亩优质稻米产业开发项目。
计划在柬埔寨投资开发肉牛产业化项目。