重庆招聘

Major Accountabilities 

Policy compliance

? Manage processes involved in implementing relevant company policies and regulations.

? Communicate and monitor office compliance with company administrative policies to ensure a high degree of compliance with minimal policy deviations. 

Project Management

? Plan and execute ad hoc projects for the Department to complete the projects on a timely basis within budget, by (a) defining the project purpose and key deliverables, (b) developing and managing the project budget, and (c) working collaboratively with other functions such as Sourcing to identify and manage critical project vendors. 

Manage the Office

? Design, implement and monitor compliance with all control materials for office, including procedures for document management, and internal and external communications

? Optimize and monitor the operations of the office, including office space and seating, logistics, office equipment and supplies

? Route internal and external correspondence

? Design and maintain relevant database and file systems

? Manage the department budget to meet defined financial targets and achieve annual productivity 

Support Interaction with Global Management

? Act as the primary point of contact for all company global and external stakeholders during meetings and events in the country, including (a) preparing agendas, (b) managing travel logistics, including travel visas and transportation and (c) coordinating events to ensure highly productive visits. Safety of visitors is a priority.

? Coordinate all Department communications with Global Management, including (a) ensuring meeting attendance requirements are met, (b) preparing and disseminating all required standard and ad hoc reports, and (c) responding to management inquiries.

Act as Executive Assistant to the Head 

? Manage the workflows for the Head, including (a) managing the calendar to avoid conflicts, (b) acting as the point of receipt for electronic, telephonic and written communications, (c) document management, filing and retention, (d) coordinating meetings and agenda,   preparing reports, minutes and other records, (e) arranging travel, (f) preparing and submitting travel and expense reports accurately and timely, and (g) preparing presentations in Microsoft Office (Excel/PowerPoint/Word/Access)

Ideal Background 

Education: Bachelor’s degree 

Languages: Fluent English and Mandrin 

Experience: At least 3 years’ experience as an assistant reporting to and interacting with senior executives and their support teams in global locations in a multinational company.

微信分享